有人說，能不能不建期初資料，特別是那個“商品檔案”，工作量太大了。

是的，因爲貨品比較多，有些倉庫會有幾千幾萬種，要分門別類地整理好，並錄入到軟件中去，的確是一件讓人望而生畏的工作。所以有一些軟件爲了迎合這種想法，就在軟件中做出妥協：不用建商品檔案，開單時直接在單據上錄商品資料，保存訂單時自動生成商品檔案。

這種做法好不好？不好說。因爲這樣一來會産生很多重複的資料，因爲各個操作員對商品的命名可能會有一些小的差異，系統就會將其做爲兩條檔案來處理。這些重複資料會給後期統計和相關報表帶來很大的麻煩。若商品不多，可能還勉強能運行，一旦商品種類過百，混亂就不可避免了。當然有些軟件只是當成打單機用，沒有跟單呀、報表之類的功能，那就沒關系了。

所以，若你的公司有一定的規模，商品種類較多，對管理有一定的要求，那這項工作就必需要認真做好了。我們可以盡量讓這項工作做起來簡單一些，從電子表格中導入就是常用的一個辦法。

電子表格編輯比較自由，可以複用你之前已有的文件，經過精心的字段設計之後，可以一表多用，避免重複性工作。比如不僅可以作爲商品檔案用的表格，還可以在後面加上庫存數量，當成庫存盤點表用。

最後在軟件中通過“導入”功能，就能得到完善准確的期初數據了。