發給老板、同事或跨部門同事的第一行郵件就會爲你的整封郵件定下基調。開場白揭示了你寫電子郵件時的許多情緒狀態：它們可能傳達出自信，增強團隊成員之間的信任度。或者起到反作用：語氣上的不足可能會影響士氣並造成混亂。
因此，讓我們爲您快速介紹——工作電子郵件的開場白應該如何寫，並提供一些標准示例。在此過程中，我們還將提供一些改進你的電子郵件寫作並設定你想要傳達的語氣的小技巧。
開始使用更好的電子郵件帳戶首先，我們建議您升級當前使用的郵箱賬戶，選擇一個功能強大、界面友好、能夠設置郵件提醒和延時提醒的郵箱賬戶，這樣您就可以在需要的時候集中處理郵件。
使用質量更高的郵箱賬戶也有利于幫助對未來的會議和協作進行跟進。因爲新的郵件跟蹤功能可以讓您了解您發送的每封電子郵件的傳遞狀態。如果您注意到隊友一直打開您的消息，卻沒有回複，這也可能表明您使用的電子郵件問候語沒有達到您想要的效果。
您應該使用的電子郵件問候語示例您可以不用嚴格按照我們的建議來進行寫作，這樣反而會弄巧成拙。只要明確常用的考量標准即可，綜合多種因素選擇適合您的開場白。在撰寫郵件開頭時應該考慮以下幾點：
您與收件人的關系是否接近？你們認識多久了？
您的電子郵件所在的特定上下文。這是一封公開的電子郵件嗎？最後一次回複是什麽時候？事情緊急嗎？
點擊“發送”後您對結果的期望。您期望得到肯定還是否定的答複？你的目標是獲取更多信息嗎？你打算在接受者身上引起什麽感覺？
一般來說，每種情況都有特定類型的電子郵件問候語。首先，考慮一下上下文，然後在以下電子郵件問候語示例中選擇：
冷郵件問候語：將這些問候語用于發送給不太熟悉的人。如果是聯系客戶管理系統中的潛在客戶，或者針對廣泛受衆的營銷宣傳資料，那麽相對嚴肅的電子郵件問候語是有用的。最好讓你的郵件問候聽起來足夠冷靜，以免過于親近，被分類至垃圾文件夾。
如果你正在聯系未知的收件人，一些問候語可能會起作用，包括簡單的“先生/女士”。如果您已經與其認識，那麽稱呼可以更加親密一些。
一般來說，發送冷郵件和完善冷郵件問候語時，請遵循以下原則：做好功課，確保你已經做了足夠的研究來寫作個性化的郵件。例如，假如您要給一位讀過並喜歡的文章的作者發電子郵件，可以在問候語中贊美他們，以此鼓勵他們繼續閱讀。
非正式的電子郵件問候您可能在過去的 24 小時內就已經發送了幾條非正式的電子郵件問候語。這些問候語是你發送給老板、朋友和家人的問候語，也可能是您在傳統正式環境中發送的問候語。例如，我們剛剛討論過的冷郵件，在傳統正式的環境中變得越來越常見，因此在使用非正式問候語撰寫電子郵件時要謹慎一些。
可以使用的選項有很多，其中一些最常用的非正式問候語包括：
尊敬的＜名字＞
你好
“怎麽樣，<名字>？”
“我希望你這一周過得很愉快”
“我希望了解您對＜主題＞的看法”
“好久不見了！”
等等。非正式的電子郵件問候讓你有機會測試一些電子郵件寫作的最佳實踐，比如寫簡潔的主題，從一開始就說明你的信息的目的。只要保持積極和自信，你就會朝著提高閱讀率和獲得更多回複的方向前進。
後續電子郵件問候接下來讓我們討論跟進郵件的問候語。顧名思義，跟進郵件的問候語應優先快速切入上一次聯系的重點，並避免造成任何混淆。
然而，跟進郵件通常需要高效處理，這不僅僅涉及撰寫合適的信息。特別是當你需要處理大量需要編輯、查找並反饋或修改的 PDF 文件時，你很容易迷失方向，讓你的聯系人等待回複。
在這種情況下，擁有一個高效的文件管理系統不僅僅是一個附加功能，而是必需的。雖然你們的對話可能涉及多個主題，例如項目期限或預算限制，但一個類似于多合一協作解決方案的那種無縫處理綜合報告、修訂提案或技術文檔的方式，可以大大簡化跟進流程，保持對話富有成效和正軌。
至于具體示例，則沒有需要遵循的嚴格規則來撰寫牢固的跟進問候語。像 "我想跟進一下..." 或 "您可以提供更新嗎..." 這樣的簡單問候語，可以適用于需要聽起來專業但又不占用您大量時間的電子郵件。
爲了從收件人那裏獲得積極的回應並清晰、一致地傳達您的溝通意圖，您應該始終叠代您的電子郵件寫作流程並利用學到的經驗。熟悉電子郵件禮儀也會對撰寫完美的電子郵件有所幫助。
以下是我們總結的一些關于寫好電子郵件問候語的小貼士：
和寫郵件一樣地回複郵件：使用像 "感謝您的更新" 這樣的簡單問候語來鼓勵及時回複。
考慮一天中的時間，並包含 "早上好/下午好"、"晚上好" 或 "G'day"（如果你是在澳大利亞）。
記住，如果您要發送電子郵件給多個人，您可以自由選擇問候語。如果可能，在您的問候語中包含每個人的名字，這樣每個人都更有可能打開並閱讀您的消息。
不要害怕使用幽默的問候語或利用幽默來打破僵局。歸根結底，屏幕後每個人都是人，他們可能會欣賞一點輕松的語氣。
總結現在您已經熟悉了常見于冷郵件、非正式郵件和跟進郵件的問候語，可以與您的團隊分享您的收獲，並探討如何在整個部門範圍內改進電子郵件問候語。
無論您是給共享隔間的工作人員發送電子郵件，還是與全新的潛在客戶聯系，擁有精心篩選和經過深思熟慮的問候語庫都可以幫助您避免誤解、建立清晰的意圖，並在您發送的每封電子郵件開頭設定積極和自信的基調。
